O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?

Em poucas palavras, o gerenciamento do fluxo de trabalho é um conjunto de práticas e métodos para otimizar os processos de trabalho. Seu principal objetivo é resolver problemas específicos por meio de monitoramento constante, documentação e revisão de abordagens adotadas anteriormente. Ao mesmo tempo, as principais tarefas do gerenciamento de fluxo de trabalho são melhorar a qualidade dos resultados, reduzir os riscos associados a erros, aumentar a satisfação de seus clientes e funcionários e minimizar os recursos gastos - na verdade, é nesse ponto que seu valor comercial se torna claro e essencial.
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Nos últimos anos, as organizações têm investido cada vez mais na introdução de ferramentas de software para otimizar suas abordagens de fluxo de trabalho de gerenciamento. Prova disso são as estatísticas fornecidas pela Research Reports World, que afirma que, a partir de 2021, o tamanho do mercado global de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho crescerá a um CAGR de 26,17% e atingirá um recorde de US$ 58600,12 milhões até 2027. Entretanto, antes de implementar qualquer coisa, é essencial entender por que ele é necessário, o que exatamente você precisa e se ele é mesmo necessário, certo?

É por isso que decidimos revelar neste artigo as principais disposições do gerenciamento de fluxo de trabalho, considerar várias abordagens para ele e também compartilhar as melhores práticas de gerenciamento de fluxo de trabalho. Então, vamos começar.

Definição do gerenciamento do fluxo de trabalho

Antes de mais nada, vamos dar uma olhada no diagrama de fluxo de trabalho do Gerenciamento de fluxo de trabalho. À primeira vista, ele parece confuso e complicado, mas é só à primeira vista, na verdade tudo é bem simples, vamos entendê-lo!

Se você acha que acompanhar o status dos processos de trabalho na sua empresa é muitas vezes difícil e que o controle sobre eles é insuficiente, esse é um bom motivo para pensar em implementar o gerenciamento do fluxo de trabalho. Em particular, se você ou seus funcionários se sentem regularmente confusos sobre o que fazer em seguida - por exemplo, responder a e-mails recebidos, ligar para clientes ou discutir cadeias de suprimentos com parceiros, você definitivamente precisa disso. Na verdade, à medida que sua empresa cresce, a lista desses problemas se acumula e, em algum momento, será impossível assumir o controle da situação.

Por outro lado, por meio da introdução do monitoramento constante das operações de negócios, da verificação do desempenho e da otimização, você poderá eliminar as lacunas existentes e obter KPIs melhores para todas as principais direções de seus negócios.

Ao mesmo tempo, a superação única dos problemas existentes não é o ponto final no aprimoramento dos seus fluxos de trabalho, pois eles passam por mudanças específicas ao longo do tempo, de acordo com as novas tendências do mercado, as necessidades do público, as estratégias da concorrência e o seu plano de expansão. O que funcionou bem para melhorar o desempenho de sua empresa há um ano pode se tornar ineficaz hoje. Isso significa que a análise constante da eficiência e a adaptação a essas mudanças externas e internas também são inevitáveis.

Explicação dos tipos de fluxos de trabalho

Antes de passar para as práticas recomendadas de gerenciamento de fluxo de trabalho, vamos considerar os tipos de fluxos de trabalho. Os fluxos de trabalho geralmente aceitos são os paralelos e os sequenciais:

Paralelo

O primeiro tipo envolve a execução síncrona de partes separadas de uma tarefa global por funcionários cujas competências não se sobrepõem. Em termos simples, enquanto um dos cozinheiros amassa a massa da pizza, outro pode preparar as coberturas e um terceiro pode trabalhar no molho. Como resultado, esse fluxo de trabalho, que tem apenas uma meta global - fazer pizza - é dividido em subtarefas que podem ser distribuídas entre os membros individuais da equipe. A otimização desse fluxo de trabalho geralmente é obtida melhorando a qualidade da interação entre esses membros e simplificando as tarefas atribuídas a cada um deles.

Sequencial

O segundo tipo consiste em dividir uma tarefa global em uma cadeia de subtarefas sequenciais com cronogramas fixos. Apenas um membro da equipe também é responsável por cada tarefa; no entanto, cada tarefa subsequente só pode ser iniciada após a conclusão da anterior. Se analisarmos esse modelo de organização de fluxo de trabalho usando exemplos da vida real, então assar pão é mais adequado: primeiro, um cozinheiro mistura os ingredientes nas proporções corretas, depois outro amassa a massa, um terceiro forma um pão e um quarto o assa. Até que uma determinada etapa seja concluída com êxito por um cozinheiro, os outros cozinheiros não poderão prosseguir para as próximas etapas. Em termos de possibilidades de otimização de um fluxo de trabalho sequencial, isso pode ser feito expandindo a competência de cada membro da equipe (de modo que cada um deles possa ajudar o outro ou substituí-lo completamente em caso de atraso).

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Se quiser ainda mais exemplos, você pode conferir a imagem abaixo - ela retrata perfeitamente a diferença entre os dois tipos de fluxo de trabalho descritos acima.

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Uma variação mais complexa de um fluxo de trabalho sequencial é um fluxo de trabalho orientado por regras. Ele determina ações em cada novo estágio, dependendo dos resultados do estágio anterior. 

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Por exemplo, ao fazer pão, se a massa não tiver crescido o suficiente durante a etapa de amassamento, o cozinheiro responsável por essa etapa pode assumir as responsabilidades daquele que realizou a etapa anterior - em particular, preparar uma nova mistura de fermento e adicioná-la à massa preparada anteriormente.

Ao escolher um tipo específico de fluxo de trabalho, você precisa confiar principalmente na competência de cada um dos membros da sua equipe. Se todos eles forem polivalentes, você pode escolher um tipo sequencial. Isso facilitará a identificação e a correção rápida de lacunas em seus processos. Ainda assim, você também levará mais tempo para concluir a tarefa. Por outro lado, uma abordagem paralela pode aumentar a produtividade da sua equipe. No entanto, nem todas as tarefas globais podem ser divididas em subtarefas separadas.

Componentes de fluxos de trabalho eficientes

Neste parágrafo, consideraremos os principais componentes do fluxo de trabalho de gerenciamento. Conhecê-los e entender por que são necessários ajudará você a tomar decisões mais informadas sobre a otimização do gerenciamento.

• Entrada. Essas são todas as fontes de dados e os próprios dados necessários para iniciar um determinado processo. Eles devem ser relevantes, bem estruturados e capazes de dar suporte à consolidação quando necessário.
• Saída. São os dados/resultados obtidos após a conclusão de um determinado processo. Podem ser os serviços da sua empresa ou os produtos que ela fabrica. A otimização desse componente é obtida por meio do desenvolvimento de padrões de qualidade e do alinhamento desses padrões com as metas específicas da sua empresa.
• Transformação. Essas são as ações tomadas para converter um componente de entrada em um componente de saída. Para otimizá-las, você precisa escolher o tipo certo de fluxo de trabalho ou combinar efetivamente vários tipos, se possível.
• Partes interessadas. Essas são as pessoas que participam da transformação, ou seja, os funcionários, parceiros, clientes e assim por diante da sua empresa. As interações e a comunicação entre elas devem ser simplificadas, contínuas e transparentes.
• Etapas. As etapas constituem a própria transformação mencionada anteriormente. Essencialmente, isso significa dividir a transformação em subtarefas sequenciais ou síncronas. O desempenho de seus participantes dependerá da escolha correta dessa divisão.
• Regras e condições. Esses são aspectos adicionais que influenciam os cenários aos quais as partes interessadas aderem. Eles devem ser claramente documentados e sem incertezas.
• Acionadores. Para cada um dos componentes do fluxo de trabalho de gerenciamento mencionados acima, você pode introduzir sua lista individual de acionadores, determinando sob quais condições os dados de entrada serão usados, quais participantes estarão envolvidos, qual transformação e suas etapas/regras serão selecionadas e quais resultados serão obtidos.

Os principais componentes são claros, mas parecem bastante desarticulados uns dos outros, não é mesmo? Uma maneira natural de uni-los seria introduzir soluções que possam consolidar todos eles, como Latenode.

Latenode - O melhor software de gerenciamento de fluxo de trabalho

Latenode é uma plataforma de integração com pouco código que visa à automatização do fluxo de trabalho. Com ela, você pode criar e otimizar processos entre quaisquer ferramentas e serviços por meio da API. 

Por exemplo, você pode combinar um sistema de CRM, um serviço de boletim informativo por e-mail, mensageiros comerciais, um sistema de gerenciamento de projetos, bancos de dados e muito mais que esteja incluído na infraestrutura de TI da sua empresa. Dessa forma, você simplificará o trabalho de seus funcionários e os guiará tranquilamente em suas tarefas, levando em conta fatores externos que podem influenciar o resultado final. 

Veja como isso funciona:

Crie cenários de qualquer complexidade, com quaisquer acionadores, o resultado em qualquer caso será como você deseja - sem atrasos, erros e inconsistências. Você pode saber mais sobre os recursos dessa ferramenta avançada aqui.

Benefícios da implementação do gerenciamento do fluxo de trabalho

Já falamos brevemente sobre as vantagens do gerenciamento do fluxo de trabalho. Neste parágrafo, vamos revelá-las com mais detalhes para que você entenda se há uma necessidade urgente para sua empresa.

• Fornecimento acelerado de produtos/serviços aos consumidores. Devido às operações de trabalho simplificadas, seus serviços e produtos chegarão aos consumidores finais mais rápido do que nunca. 
• Redução de custos. A implementação de soluções de gerenciamento de processos de negócios reduzirá os riscos associados ao tempo de inatividade. Assim, seus produtos/serviços aparecerão no mercado mais cedo do que os da concorrência.
• Menos erros. O número de erros causados por fatores humanos pode ser reduzido por meio da documentação do processo comercial.
• Melhoria da qualidade dos serviços/produtos fornecidos por sua empresa. A padronização dos cenários de trabalho permite que você aprimore as práticas usadas pelos seus funcionários, o que, em última análise, terá um impacto positivo na qualidade dos seus produtos/serviços.
• Aumento da satisfação das partes interessadas. Uma vez que, após a otimização do fluxo de trabalho de gerenciamento, os produtos/serviços geralmente adquirem maior qualidade e são entregues mais rapidamente, a satisfação de todos os participantes do processo também aumenta - tanto para os consumidores finais quanto para os funcionários/parceiros da empresa, que precisam lidar com menos frequência com tarefas rotineiras, repetitivas e que exigem muitos recursos.

Práticas recomendadas no gerenciamento do fluxo de trabalho

Mas como gerenciar o fluxo de trabalho de forma eficaz - você pode se perguntar. Para entender isso, vamos verificar as práticas recomendadas de gerenciamento de fluxo de trabalho. Já falamos acima sobre a importância da automação, que pode ser obtida por meio da implementação de soluções de software especializadas, como Latenode. 

No entanto, também é essencial que você siga os princípios básicos do seu processo de gerenciamento de fluxo de trabalho:

• Analisar constantemente a produtividade e a eficiência dos processos de trabalho, bem como avaliar o número de erros neles contidos e sua importância;
• Corrija as lacunas identificadas à medida que forem descobertas e revise as práticas e ferramentas adotadas anteriormente;
• Amplie a competência de seus funcionários e aumente a conscientização deles sobre as práticas de gerenciamento de processos de trabalho;
• Introduzir indicadores (métricas) transparentes e não ambíguos para avaliar as medidas de otimização voltadas para o gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho;
• Melhore a qualidade de cada componente nos processos de fluxo de trabalho;
• Desenvolva padrões que determinem a qualidade do produto/serviço final de sua empresa.

Conclusão

Esperamos ter ajudado você a determinar a importância do gerenciamento do fluxo de trabalho para a sua empresa. Além disso, fornecemos insights que você pode usar como ponto de partida para obter a otimização de suas operações comerciais. 

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Ao mesmo tempo, você pode obter resultados ainda melhores e mais rápidos com a introdução do aplicativo Latenode , um dos melhores sistemas de fluxo de trabalho de todos os tempos. Com seus poderosos recursos de visualização (essa é uma solução sem código), facilidade de integração e tratamento automático de erros, essa ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho de processos garantirá uma interação perfeita entre os serviços e aplicativos que você e seus funcionários usam para realizar suas tarefas regulares. Registre-se em Latenode e tenha a oportunidade de experimentar os benefícios desse sistema de fluxo de trabalho gratuitamente.

PERGUNTAS FREQUENTES

O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?

O gerenciamento de processos e fluxos de trabalho é o conjunto de regras, práticas recomendadas e abordagens destinadas a resolver problemas típicos que a maioria das organizações costuma enfrentar, como a presença de erros nas operações de trabalho, produtividade insuficiente da equipe e altos custos de conclusão de tarefas de trabalho. Para gerenciar fluxos de trabalho de forma eficaz, você deve considerar a introdução de ferramentas de automação, a implementação de métricas de desempenho e padrões de qualidade e o aprimoramento e a otimização contínuos com base na análise resultante.

Quais são os dois principais tipos de processo de fluxo de trabalho?

Os dois principais tipos de processo de fluxo de trabalho são o paralelo (em que os membros da equipe podem concluir suas tarefas de forma sincronizada entre si) e o sequencial (em que nenhum dos membros da equipe pode iniciar seu trabalho até que o estágio anterior seja concluído).

O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?

Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma solução digital que visa automatizar operações comerciais específicas e consolidar dados e recursos que fazem parte dessas operações. Se você estiver pensando em implementar esse sistema em sua infraestrutura de TI, consulte o aplicativo Latenode .