Negócios e produtividade
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Alex Garkavenko
Desenvolvedor sênior e embaixador do Latenode
17 de dezembro de 2023
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Principais conclusões:
Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) é uma ferramenta de software que ajuda as organizações a gerenciar suas operações de manutenção de forma eficiente. Ele simplifica a programação, o rastreamento e o monitoramento das atividades, dos equipamentos e dos recursos de manutenção, oferecendo informações vitais para a tomada de decisões e melhorias operacionais. O CMMS é amplamente usado para gerenciamento de ativos, programação de manutenção preventiva, gerenciamento de ordens de serviço e controle de inventário, provando ser essencial para aumentar a longevidade e o desempenho dos ativos físicos.
Um CMMS, ou Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado, funciona como um centro digital para gerenciar tarefas de manutenção e ordens de serviço de reparo de instalações, substituindo efetivamente métodos desatualizados baseados em papel. Esse sistema simplifica o processo de atribuição de tarefas a um técnico e o acompanhamento do progresso dos reparos. Esse salto tecnológico aprimora o gerenciamento de ordens de serviço dentro da instalação, garantindo que as operações de manutenção e o processamento de ordens de serviço sejam meticulosamente organizados e que as ordens de serviço sejam rastreadas com mais facilidade. A adoção de um CMMS eMaint se traduz em maior eficiência para empresas de instalações que buscam otimizar seus fluxos de trabalho de manutenção, gerenciamento de ativos de produção e estratégias de implementação.
Com o advento do software de manutenção, as empresas agora podem aproveitar o poder da análise de dados e da automação para resolver preventivamente os problemas dos equipamentos antes que eles se agravem, deixando de lado as práticas de manutenção reativas. Esse avanço capacita as equipes de manutenção das instalações a gerenciar com eficiência suas operações. A transição da manutenção reativa para a proativa por meio dessas soluções de software de manutenção eletrônica não apenas reduz o tempo de inatividade na produção, mas também prolonga a vida útil de valiosos ativos de infraestrutura no ambiente do aplicativo. Entender o que é um CMMS (sistema de gerenciamento de manutenção) e utilizar todo o seu potencial é fundamental para a manutenção de instalações em estratégias operacionais modernas. As equipes de manutenção podem aproveitar o software de manutenção para aumentar a eficiência e a eficácia.
Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS), como o eMaint, é essencial para simplificar o gerenciamento de ativos, o processamento de ordens de serviço, o controle de estoque e a coordenação de equipes de produção e gerenciamento de peças. Esses sistemas aumentam a eficiência da produção e reduzem os custos em vários setores, simplificando os fluxos de trabalho das equipes de manutenção e minimizando as práticas de manutenção reativa por meio da implementação de um software de manutenção avançado.
O gerenciamento de ativos é a espinha dorsal de um CMMS. Ele envolve o rastreamento do ciclo de vida da produção de peças para otimizar seu uso, ajudar a gerenciar as atividades de manutenção de forma eficiente e apoiar as equipes na utilização de ativos. Com um CMMS, as equipes de produção podem monitorar as condições dos ativos, programar a manutenção preventiva de várias peças e minimizar o tempo de inatividade. Esse software de manutenção fornece um sistema centralizado para as equipes de manutenção, oferecendo registros detalhados do histórico de cada ativo, incluindo datas de compra, informações de garantia, registros de serviço e depreciação. Ele facilita a manutenção reativa e a conexão de manutenção para um gerenciamento eficiente de ativos.
Por exemplo, nas fábricas em que o tempo de atividade das máquinas é fundamental para a produtividade, as equipes de manutenção utilizam um CMMS por meio da conexão de manutenção para garantir que os ativos sejam reparados regularmente e evitar quebras inesperadas. Os dados coletados fornecem às equipes de manutenção os insights necessários para a conexão de manutenção, permitindo que os gerentes tomem decisões informadas sobre quando reparar ou substituir um ativo com base em análises de custo-benefício.
O gerenciamento de ordens de serviço em um CMMS simplifica a atribuição de tarefas às equipes de manutenção, otimizando a manutenção dos ativos. Ele rastreia cada etapa, desde o início até a conclusão. Quando um ativo requer atenção devido a um problema ou manutenção de rotina, as equipes geram uma ordem de serviço detalhando a tarefa em questão.
O sistema de conexão de manutenção aloca o trabalho do ativo para os membros da equipe de manutenção disponíveis com base no conjunto de habilidades e na carga de trabalho, garantindo uma distribuição eficiente entre as equipes. As atualizações de progresso permitem que a equipe de manutenção monitore as operações dos ativos em tempo real e, ao mesmo tempo, garante a responsabilidade, pois todas as ações são registradas no sistema. Nos estabelecimentos de saúde, onde a confiabilidade do equipamento pode ser crítica para a vida, uma equipe de manutenção dedicada garante que os reparos de ativos sejam priorizados adequadamente e resolvidos com rapidez.
O controle de estoque é outro aspecto crucial da funcionalidade do CMMS. Um ativo de inventário bem gerenciado garante que as peças de reposição e os materiais estejam disponíveis quando necessário, sem excesso de estoque, o que imobiliza o capital desnecessariamente. O software de gerenciamento de ativos monitora os padrões de uso e faz o pedido automático de suprimentos antes que eles acabem.
Esse recurso de gerenciamento de ativos também evita furtos, pois mantém registros precisos dos níveis de inventário de ativos, que podem ser cruzados regularmente com as contagens físicas de ativos. Por exemplo, em grandes redes de hotéis, onde há vários ativos a serem monitorados - de roupas de cama a lâmpadas - o controle eficiente do inventário desses ativos por meio de um CMMS evita problemas operacionais relacionados à falta ou ao excesso de estoque.
Um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) aumenta a eficiência operacional e reduz os custos ao programar a manutenção preventiva. Ele também aumenta a conformidade e a segurança por meio de um controle meticuloso.
A implementação de um CMMS pode otimizar significativamente as operações de manutenção de uma organização. Esse software centraliza os dados, permitindo o rastreamento em tempo real de ativos, ordens de serviço e níveis de estoque. Com todas as informações necessárias na ponta dos dedos, as equipes de manutenção podem reagir rapidamente aos problemas dos equipamentos antes que eles se transformem em paralisações dispendiosas. Por exemplo, uma fábrica que utiliza o CMMS pode observar uma redução nas falhas de máquinas devido a intervenções oportunas baseadas na análise do sistema.
Além disso, o software CMMS geralmente inclui recursos móveis que permitem que os técnicos acessem informações em qualquer lugar. Essa flexibilidade significa que eles podem visualizar os detalhes da ordem de serviço, atualizar o status do trabalho e até mesmo solicitar peças diretamente do campo. Como resultado, você perde menos tempo com a papelada ou com viagens desnecessárias de volta ao escritório.
A manutenção preventiva é uma das maneiras mais eficazes de evitar reparos caros e prolongar a vida útil das máquinas. Um CMMS facilita isso automatizando a programação de atividades de manutenção regulares com base em intervalos de tempo ou limites de uso. Ao fazer isso, ele garante que nenhuma inspeção ou serviço crítico passe despercebido.
Em termos financeiros, essa abordagem proativa compensa muito bem. As estatísticas mostram que a manutenção preventiva pode reduzir os custos em 12% a 18% em comparação com as estratégias de manutenção reativa. Como o CMMS fornece registros detalhados de atividades e despesas de manutenção anteriores, os gerentes podem analisar esses pontos de dados para identificar oportunidades de redução de custos.
As normas de segurança e os padrões de conformidade são fundamentais em muitos setores; a não conformidade pode levar não apenas a repercussões legais, mas também colocar em risco a vida dos funcionários. Um CMMS robusto ajuda as organizações a aderir a essas normas, mantendo registros detalhados de todas as tarefas de manutenção realizadas em cada equipamento.
Esses registros servem como prova de conformidade durante auditorias e inspeções e, ao mesmo tempo, fornecem informações sobre possíveis riscos à segurança antes da ocorrência de acidentes. Por exemplo, se um determinado tipo de equipamento precisar de reparos com frequência devido a problemas de segurança identificados durante as verificações de rotina registradas no sistema, a gerência poderá tomar medidas preventivas, como treinamento adicional para os operadores ou até mesmo a substituição total do maquinário perigoso.
Compreender a funcionalidade e os recursos dos sistemas CMMS é fundamental para o gerenciamento eficaz da manutenção. Esses sistemas oferecem geração automatizada de ordens de serviço, relatórios em tempo real, ferramentas de análise e acesso móvel para otimizar as operações das instalações.
As plataformas CMMS revolucionam a forma como as ordens de serviço são gerenciadas. Elas eliminam a entrada manual, automatizando o processo. Quando surge um problema com um ativo, o sistema gera uma ordem de serviço imediatamente. Esse recurso garante a manutenção em tempo hábil, minimiza o tempo de inatividade e aumenta a produtividade.
Por exemplo, se uma máquina na área de produção começar a operar fora dos parâmetros definidos, o CMMS poderá criar automaticamente uma ordem de serviço. A equipe relevante recebe uma notificação instantânea para resolver o problema rapidamente.
As decisões baseadas em dados são fundamentais no gerenciamento moderno da manutenção. Os sistemas CMMS vêm equipados com ferramentas analíticas robustas que fornecem informações sobre as operações. Os gerentes de instalações podem acompanhar as métricas de desempenho e identificar tendências usando esses relatórios em tempo real.
Essas análises ajudam a prever possíveis falhas antes que elas ocorram. Ao analisar dados históricos de perfis de ativos, os gerentes podem programar a manutenção preventiva de forma eficaz.
Um estudo de caso pode ilustrar como uma fábrica reduziu a taxa de falhas de equipamentos em 25% após a implementação de um CMMS com recursos analíticos robustos.
A capacidade de gerenciar tarefas de manutenção em qualquer lugar é outra vantagem significativa do software CMMS. O acesso móvel permite que os técnicos visualizem e atualizem as ordens de serviço de qualquer lugar, a qualquer momento, usando seus smartphones ou tablets.
A funcionalidade móvel também permite a captura de fotos ou vídeos dos problemas para anexá-los diretamente às ordens de serviço dentro do sistema. Esse recurso permite uma melhor comunicação entre as equipes e acelera o tempo de resolução dos problemas relatados nas instalações.
A seleção do Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) correto é fundamental para otimizar os processos de manutenção e garantir o sucesso a longo prazo. A seção anterior destacou os principais recursos dos sistemas CMMS; agora, vamos nos concentrar em como escolher o melhor sistema adaptado às suas necessidades.
A escalabilidade é fundamental na escolha de um CMMS. O software escolhido deve crescer junto com a sua empresa sem causar interrupções ou exigir atualizações caras. Inicialmente, talvez você não precise de todos os recursos avançados, mas à medida que sua empresa se expande, o CMMS deve se adaptar perfeitamente.
Procure fornecedores de software que ofereçam soluções modulares. Dessa forma, você pode começar com as funcionalidades básicas e adicionar outras mais complexas conforme necessário. Por exemplo, você pode começar com o rastreamento de ativos e a programação de manutenção preventiva e, posteriormente, incorporar o gerenciamento de estoque à medida que suas operações se expandirem.
Considere a possibilidade de se preparar para o futuro selecionando um provedor que atualize regularmente seu software. As atualizações regulares garantem que você se beneficie dos mais recentes avanços tecnológicos e mantenha a compatibilidade com os padrões em evolução do setor.
A interface do usuário (UI) de um CMMS pode aumentar ou diminuir sua eficácia. Uma IU complicada pode desestimular o uso pela equipe, reduzindo o valor do sistema. Escolha um CMMS com uma interface intuitiva que simplifique o treinamento e estimule o uso consistente em diferentes níveis de proficiência técnica.
Aqui estão algumas características da IU que você deve procurar:
Um software com uma interface de usuário amigável provavelmente levará a taxas mais altas de adoção pela sua equipe. Isso também se traduz em menos tempo gasto em treinamento e mais tempo aproveitando os benefícios do sistema.
Os recursos de integração são essenciais para garantir que um novo CMMS funcione bem com os sistemas existentes em sua organização. A integração adequada elimina os silos de dados, melhora a comunicação entre os departamentos e simplifica os fluxos de trabalho.
Ao avaliar as possíveis opções de software:
Alguns exemplos incluem a integração com software de contabilidade para rastreamento financeiro ou a conexão com sistemas de automação predial para alertas em tempo real sobre o status do equipamento.
Um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) desempenha um papel fundamental na manutenção preventiva e no monitoramento de condições. Ele ajuda os gerentes de manutenção a programar verificações regulares dos equipamentos, prever possíveis falhas e implementar estratégias de manutenção proativas.
Uma das principais funções do CMMS é simplificar a programação das atividades de manutenção regulares. Esse software garante que todos os equipamentos recebam inspeções em tempo hábil, reduzindo a probabilidade de quebras inesperadas. Ao configurar um calendário dentro do sistema, os gerentes de manutenção podem automatizar lembretes para as próximas verificações.
A integração de ferramentas de monitoramento de condições com um CMMS permite que as instalações passem de práticas de manutenção reativas para proativas. Essa abordagem reduz o tempo de inatividade, pois resolve os problemas antes que eles se transformem em problemas maiores.
Uma das vantagens mais significativas do uso de um CMMS é sua capacidade de prever possíveis falhas nos equipamentos por meio da análise dos dados de manutenção. O sistema coleta e analisa dados de várias fontes, permitindo análises preditivas que alertam a equipe sobre possíveis problemas antes que eles ocorram.
Os CMMS (Computerized Maintenance Management Systems), ou sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção, são ferramentas essenciais para vários setores que buscam otimizar suas operações de manutenção. A adaptabilidade desses sistemas permite que eles atendam a uma ampla base de usuários, da manufatura à saúde.
Manufatura, saúde e gerenciamento de instalações são os principais setores que utilizam o CMMS. Na manufatura, o tempo de atividade do equipamento é fundamental; portanto, um CMMS ajuda a evitar o tempo de inatividade por meio de manutenção programada e monitoramento de condições. Essa abordagem proativa garante que o maquinário opere com eficiência máxima e minimiza as paradas inesperadas.
Os estabelecimentos de saúde contam com o CMMS para manter os equipamentos médicos e garantir a conformidade com os rigorosos padrões regulatórios. Um sistema bem implementado pode rastrear o histórico de manutenção e facilitar as auditorias, contribuindo significativamente para a segurança dos pacientes.
O gerenciamento de instalações abrange uma ampla gama de empresas responsáveis pela manutenção da infraestrutura, como prédios de escritórios, escolas e espaços de varejo. Aqui, o CMMS simplifica tarefas como gerenciamento de energia, otimização de espaço e programação de manutenção de edifícios.
A flexibilidade do software CMMS está em sua capacidade de adaptar as funcionalidades de acordo com as necessidades específicas do setor. Por exemplo:
Essa versatilidade demonstra como o CMMS pode ser configurado para atender a demandas operacionais exclusivas em diferentes segmentos de mercado.
As pequenas empresas reconhecem cada vez mais o valor da integração do CMMS em suas operações. À medida que crescem em complexidade e escala, a necessidade de alocação eficiente de recursos se torna mais pronunciada. A adoção de um CMMS permite que as pequenas empresas:
Essa tendência reflete a compreensão de que o investimento nesses sistemas pode gerar benefícios financeiros de longo prazo, evitando reparos dispendiosos e tempo de inatividade.
A implementação de um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) pode revolucionar as operações de manutenção. Entretanto, para maximizar seu potencial, são necessárias práticas estratégicas com foco em treinamento, integridade de dados e métricas de desempenho.
Para que um CMMS seja eficaz, os usuários devem entender como navegar e utilizar o sistema por completo. Isso significa investir em programas de treinamento abrangentes que atendam a todos os níveis de usuários de uma organização. A complexidade do software CMMS varia, mas cada usuário precisa compreender as funções essenciais relevantes para sua função. Por exemplo, os técnicos devem estar aptos a registrar as ordens de serviço com precisão, enquanto a gerência deve ser capaz de interpretar os relatórios de manutenção com eficiência.
O treinamento não deve ser um evento único. É fundamental oferecer suporte contínuo e cursos de atualização à medida que o sistema é atualizado ou que novos recursos são lançados. Estudos de caso demonstraram que as organizações com culturas de aprendizado contínuo apresentam menos erros operacionais e maior eficiência geral em seus processos de manutenção.
Os dados são a força vital de qualquer CMMS; portanto, devem permanecer imaculados. As auditorias de dados de rotina são essenciais para manter a integridade dos dados no sistema. Essas auditorias ajudam a identificar inconsistências, entradas incompletas ou registros errôneos que podem distorcer a análise e os processos de tomada de decisão.
Deve-se estabelecer um cronograma regular de auditoria - mensal ou trimestralmente - para revisar todas as informações inseridas. Durante essas auditorias, as discrepâncias podem ser corrigidas prontamente, garantindo que os relatórios gerados pelo CMMS reflitam um estado preciso das atividades de manutenção. Essa diligência contribui significativamente para a tomada de decisões informadas e para o planejamento estratégico com base em informações confiáveis sobre os dados.
Definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) claros é essencial para medir a eficácia de um CMMS dentro da estratégia de manutenção de uma organização. Os KPIs podem incluir métricas como tempo médio entre falhas (MTBF), tempo médio de reparo (MTTR) ou eficácia geral do equipamento (OEE). Ao monitorar esses indicadores de perto, as empresas podem avaliar se o CMMS está ajudando a reduzir o tempo de inatividade e a aumentar a produtividade.
As metas mensuráveis também proporcionam motivação para que as equipes melhorem seu desempenho continuamente. Elas servem de referência para que você possa avaliar o progresso ao longo do tempo - uma ferramenta inestimável para justificar o investimento em iniciativas de manutenção e demonstrar o ROI do uso de uma plataforma CMMS.
A escolha entre o CMMS local e o baseado em nuvem pode afetar o custo, a acessibilidade e a segurança. É fundamental que as organizações considerem esses fatores em relação às suas necessidades.
As soluções de CMMS no local geralmente exigem um investimento inicial significativo. Isso inclui os custos de servidores, infraestrutura física e licenças de software. As empresas também devem levar em conta as despesas contínuas, como manutenção e equipe de suporte de TI.
Em contrapartida, os serviços de CMMS baseados em nuvem geralmente operam em um modelo de assinatura. Essa abordagem distribui os custos ao longo do tempo, tornando-os mais gerenciáveis para as empresas. Não há necessidade de grandes infraestruturas físicas, pois os dados são armazenados remotamente.
A acessibilidade é um diferencial importante entre as duas soluções. As plataformas CMMS baseadas em nuvem se destacam por sua capacidade de fornecer acesso remoto por meio de dispositivos móveis ou qualquer computador conectado à Internet.
Essa flexibilidade permite que as equipes de manutenção usem aplicativos móveis ou aplicativos móveis para gerenciar ativos físicos de qualquer lugar e a qualquer momento. A disponibilidade dos ativos fica menos limitada pela localização, aumentando a eficiência.
Os sistemas locais não têm esse nível de acessibilidade. Em geral, eles ficam confinados à rede local onde estão instalados. O acesso fora dessa rede pode ser desafiador e geralmente requer configuração e medidas de segurança adicionais.
A segurança dos dados continua sendo uma das principais preocupações das empresas ao implantar qualquer sistema que lide com informações confidenciais. As soluções no local oferecem controle sobre a segurança dos dados porque a empresa é proprietária de todos os aspectos das medidas de segurança física e de rede.
No entanto, a manutenção de altos níveis de segurança exige conhecimento e investimento significativos na integração de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e outros protocolos de segurança.
Os fornecedores de CMMS baseados em nuvem geralmente investem muito na segurança de suas plataformas, pois seus negócios dependem disso. Eles podem oferecer recursos avançados de segurança que podem ser muito caros ou complexos para que empresas individuais implementem por conta própria.
Além disso, os fornecedores de nuvem de boa reputação atualizam regularmente seus sistemas contra ameaças emergentes, o que proporciona uma camada adicional de proteção sem esforço extra por parte do cliente.
A transição dos modelos tradicionais de licenciamento para o Software como Serviço (SaaS) está transformando o gerenciamento da manutenção. Essa mudança oferece economia de custos, suporte aprimorado e funcionalidade melhorada para os gerentes de manutenção.
Os gerentes de manutenção estão descobrindo que o modelo de assinatura inerente às soluções SaaS oferece uma economia significativa em relação às taxas tradicionais de licenciamento de software. Em vez de grandes custos iniciais, as organizações podem pagar uma taxa mensal ou anual previsível que cobre o uso e geralmente inclui suporte ao cliente e atualizações de software. Essa abordagem alinha as despesas com o uso real e evita o ônus financeiro das despesas de capital com software.
Um exemplo é como as tarefas de manutenção programada podem ser gerenciadas com mais eficiência. Com um CMMS (Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado) baseado em assinatura, as empresas pagam apenas pelo que precisam e quando precisam. Elas podem facilmente aumentar a escala durante os períodos de pico ou diminuir se necessário, garantindo que os custos de manutenção estejam sempre alinhados com as demandas operacionais atuais.
Uma das principais vantagens das soluções SaaS é a capacidade de atualização automática sem a necessidade de intervenção da equipe de TI. Isso garante que os usuários sempre tenham acesso aos recursos e patches de segurança mais recentes, o que contribui para melhorar a integridade dos ativos e reduzir o tempo de inatividade causado por problemas de software.
Para a manutenção de ativos, isso significa que os sistemas têm menos probabilidade de encontrar problemas de compatibilidade ou bugs que possam interromper as operações. À medida que novas funcionalidades são disponibilizadas, elas são perfeitamente integradas aos fluxos de trabalho existentes sem nenhum investimento ou esforço adicional por parte do usuário.
O SaaS facilita o suporte superior ao fornecedor e a melhoria contínua em comparação com as soluções tradicionais no local. Os fornecedores podem monitorar o desempenho do sistema remotamente e oferecer assistência oportuna quando necessário. Eles também coletam feedback de toda a sua base de clientes para informar os esforços de desenvolvimento contínuo.
Esse relacionamento entre fornecedores e gerentes de manutenção leva a um ambiente simbiótico em que ambas as partes trabalham juntas para aprimorar os recursos do sistema. Ele também permite ferramentas de análise preditiva nas plataformas CMMS que ajudam a prever as necessidades futuras de manutenção com base em dados históricos - um recurso inestimável para o planejamento eficaz da manutenção programada.
Um Sistema de Gerenciamento de Manutenção Computadorizado (CMMS) é uma ferramenta fundamental na área de gerenciamento de manutenção, integrando funcionalidades abrangentes projetadas para otimizar as operações. Ele consolida dados, aprimora as estratégias de manutenção preventiva e promove a tomada de decisões informadas em vários setores. A adoção do software CMMS, seja no local ou baseado na nuvem, significa um compromisso com a excelência operacional e a otimização de recursos. A adoção da mudança para modelos de software como serviço (SaaS) ressalta ainda mais a evolução para soluções de manutenção mais flexíveis e dimensionáveis.
As organizações que pretendem reforçar seus processos de manutenção são incentivadas a considerar os insights compartilhados sobre a seleção e as práticas recomendadas do CMMS. A priorização de recursos alinhados às necessidades organizacionais e a adesão a protocolos de uso eficiente permitem que as entidades aproveitem todo o potencial das plataformas de CMMS. Para um avanço contínuo no gerenciamento da manutenção, as partes interessadas devem explorar opções de CMMS personalizadas que atendam às demandas exclusivas de seu setor. Além disso, o site Latenode oferece recursos abrangentes e consultoria especializada em soluções de CMMS, fornecendo orientação sobre as últimas tendências e práticas recomendadas no campo. Ao aproveitar os insights do site Latenode, você pode tomar decisões informadas e otimizar as estratégias de manutenção.
